Balancete sem mistérios

Interpretar os números do balancete é fundamental para o bom andamento das contas do condomínio. Veja como não deixar passar erros.

Se o síndico e os integrantes do conselho do condomínio não são contadores nem estão acostumados com os meandros da área financeira, o balancete pode se transformar num bicho de sete cabeças. Mas, com um pouco de atenção e critério é possível entender o balancete. Afinal, é muito importante que esse documento seja bem lido e interpretado por síndicos e conselheiros, já que ele demonstra toda a movimentação ocorrida com o dinheiro do condomínio.

Segundo Rosely Benevides de Oliveira Schwartz, administradora de empresas, contadora e professora de administração de condomínios na FMU, uma das grandes dificuldades em analisar um balancete de condomínio é que as administradoras não adotam um padrão definido. “O ideal é criar um plano de contas, sempre classificando ou agrupando cada despesa ou receita pelo mesmo nome”, opina a profissional, completando que um balancete confuso, ao invés de ajudar o síndico a gerenciar, complica ainda mais o seu trabalho.

Além de contar com um balancete preparado pela administradora de maneira clara, é fundamental que síndico e conselho acompanhem mês a mês a evolução das contas. “Um balancete isolado não significa nada”, constata Rosely. Para Antonio Alberto Del Carlo Romani, administrador de condomínios, em prédios em que o conselho é atuante dificilmente passarão erros. É fundamental, na opinião de Antonio, analisar se está correto o transporte dos valores do balancete anterior para o atual. “O balancete deve ser simples, porém com números amarrados. Um saldo devedor, por exemplo, não pode sumir de um mês para o outro sem justificativa”, diz. Por isso, deve haver um olhar crítico, dos condôminos de maneira geral, sobre o balancete. Um valor exorbitante referente à compra de material de limpeza, por exemplo, pode ser resultado de um zelador desatento e não deve passar despercebido.

Outra situação em que costumam acontecer irregularidades é na contratação de um serviço para pagamento parcelado. Se foi feito um rateio para parcelar a compra em cinco vezes e aparece uma sexta parcela no balancete, é preciso verificar se ela foi realmente aprovada em assembléia. No balancete, todos os pagamentos devem estar acompanhados do número da nota fiscal. “Evite cupons fiscais que não trazem transparência e levantam suspeitas. Apresente notas fiscais e recibos de prestadores de serviços em nome do condomínio, sempre com um contrato por trás”, orienta Rosely. 

É importante ainda que apareçam no balancete todas as contas bancárias do condomínio, incluindo seus rendimentos no mês. A conta bancária deve estar em nome do condomínio e nunca do síndico (o que muitas vezes acontece quando o condomínio não está legalmente constituído, com CNPJ liberado e atualizado, exigido pelos bancos). Se a administradora trabalha com o sistema de conta pool o acompanhamento da conta do condomínio é mais difícil, já que não há um extrato individual. O condomínio pode ter diferentes contas bancárias para finalidades distintas, como uma para receitas e despesas ordinárias, outra para os rateios extras e outra ainda para o fundo de reserva. 

Além do demonstrativo financeiro com receitas e despesas (como um extrato bancário resumido), deve fazer parte do balancete enviado a todos os condôminos, um detalhamento das despesas. Entre elas: despesas com pessoal, água, luz, gás, elevadores, manutenção. “Esses são os itens mais importantes do balancete”, resume.

De olho nos números

A seguir, acompanhe um exemplo de balancete sugerido por Rosely Schwartz.

Numa primeira folha, Rosely monta um quadro inicial com os condomínios em atraso (o que era previsto receber e o que efetivamente o condomínio recebeu). Na folha 2, mostra o movimento da poupança com o fundo de reserva. Numa terceira parte, apresenta o fundo de obras e o fundo de 13o dos funcionários, se houver. Acompanhe:

Edifício Canadá

Folha 1 

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

Folha 2

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

Folha 3

Demonstrativo ref. ao período de 01/11/x1 a 30/11/X1

Matéria publicada na edição Nº 67 em agosto de 2003 da Revista Direcional Condomínios.