Como encontrar o fornecedor ideal para seu condomínio

Afinal, ele é responsável pelo setor de manutenção e compras do condomínio, atua voluntariamente e avisa: estar “atento a tudo” é a melhor maneira de assegurar a execução de um serviço satisfatório, a instalação de uma peça de qualidade e a compra de materiais eficazes (bons e com preço acessível).

Com 31 anos de construção, o Parque das Nações reúne oito prédios e 400 apartamentos de dois e três dormitórios.

“Temos de 1.200 a 1.500 pessoas circulando aqui diariamente, 400 carros entrando e saindo”, diz. Com playgrounds, salões de festas, de jogos, quadras e jardins, entre outros, o condomínio produz tamanha demanda por serviços administrativos que resolveu criar uma estrutura própria para lidar com tudo isso. Tem 28 funcionários, que cuidam da portaria, segurança, limpeza e administração. Há também um zelador por prédio. O Parque das Nações terceiriza serviços regulares de manutenção, como portões e elevadores, além da área jurídica e contábil.

Para compras e serviços, adotam-se critérios diferenciados. Cada bloco tem autonomia para gerir a sua demanda, cabendo à administradora adquirir produtos e contratar mão-de-obra autônoma ou prestadores somente para a manutenção da área comum. “Temos uma carteira de fornecedores e, quando necessário, recorremos à mídia especializada, como a própria revista Direcional Condomínios”, afirma Adolfo. Os materiais são comprados conforme a necessidade, complementa.

Segundo ele, novas empresas são incorporadas à listagem quando “apresentam condições melhores”. Em outras palavras, quando oferecem pagamento facilitado e têm o perfil especializado ao serviço que está sendo contratado. Nem sempre, ressalva o subsíndico, o menor orçamento é o escolhido. “Às vezes até escolhemos um mais caro, se vier de uma empresa mais adequada àquilo que queremos.”

Para pequenos serviços de manutenção elétrica, hidráulica e em alvenaria, o Parque das Nações recorre a um profissional autônomo que atua há anos no condomínio. Outros contratos, também de baixos valores, são avaliados pelo conselho de subsíndicos, mas para compras ou obras de maior vulto, três propostas são submetidas à votação, em assembleia dos condôminos. De forma geral, o que vale, segundo Adolfo, é ficar atento para evitar sobrepreço, trocas desnecessárias, descumprimento de prazos e desleixo na execução do serviço, além de assinar contratos “respaldados juridicamente”.

Organizando um cadastro 

O Residencial Guignard, conjunto de sete prédios implantado no início desta década no bairro Santa Cruz, zona Leste da Capital paulista, encontrou um formato um pouco diferenciado para administrar a relação com os fornecedores. Grande parte dos produtos é adquirida em duas compras anuais, de maneira centralizada, a partir de um cadastro de empresas e prestadores montado nos últimos anos.

De acordo com o síndico Maurício Jovino, o objetivo é formar volume e adquirir os materiais no atacado. “Temos uma espécie de almoxarifado, de um lado com produtos de limpeza e, de outro, com peças de reposição de antena coletiva, placas de motor do portão da garagem, fechaduras, câmeras e cabos, entre outros.”

O síndico observa que o zelador aprendeu a fazer esse tipo de reposição e que os procedimentos asseguram um custo baixo para o condomínio. “Conseguimos negociar preço e condições de pagamento, com uma economia final de 20% a 30%, além da vantagem de receber os produtos aqui”, comenta. É feita a cotação com três fornecedores ou mais. Jovino conta que os síndicos são muito assediados pelas empresas e é preciso cuidado, pois “na hora de fazer a compra, às vezes se percebe que elas não estão preparadas ou não têm os itens apresentados em portfólio”. Não é rara a entrega de produtos similares àqueles negociados ou descumprimento dos prazos.

Quanto à mão-de-obra, o síndico observa que tem faltado qualificação, gerenciamento e treinamento. Assim, é importante exigir que todos os prestadores se apresentem uniformizados, com crachás, forneçam EPI’s (Equipamentos de Proteção Individual) e orientem quanto ao seu uso. De maneira geral, no entanto, Jovino percebe que nos últimos cinco anos “houve uma boa profissionalização entre os prestadores, melhorou bastante”. Com a experiência adquirida na administração do Residencial Guignard, o síndico adotou alguns procedimentos na contratação de serviços e compra de materiais.

No primeiro caso, ele recomenda exigir treinamento tanto dos operacionais quanto dos supervisores, realizar um acompanhamento direto e constante da execução dos serviços e reunir-se pelo menos uma vez por semana com o responsável pela equipe. Na aquisição dos produtos, o ponto de partida para selecionar o fornecedor é que haja um bom atendimento, com apresentação adequada da empresa no condomínio, agilidade e rapidez nas informações e elaboração do orçamento, regularização da documentação (para emissão de nota fiscal), comprometimento com marcas, validade, prazo de entrega e condições de pagamento, além de pós-venda. Maurício Jovino sugere que os itens acordados estejam descritos no pedido. “Os síndicos devem ser mais exigentes, pois são muito cobrados pelos condôminos e têm que responder por eventuais problemas. Não é um simples capricho nem banalidade”, observa.

Qualificação e homologação

Outro caminho muito comum para negociar com os fornecedores é fazêlo via administradoras. Na empresa de Fábio Kurbhi, vice-presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios), a carteira de prestadores vai do galão de água ao escritório de advocacia, passando por sistemas de segurança, antenas coletivas, cestas básicas, EPI’s, geradores, equipamentos de ginástica, móveis para piscina, insumos gerais, áreas de hidráulica e elétrica, entre muitos outros. Todos são avaliados periodicamente, segundo parâmetros que incluem atendimento geral, prazo de entrega e qualidade. O setor de compras da administradora monitora esses fornecedores, que precisam estar homologados no sistema da empresa, mas o controle não fica somente nisso. A área da qualidade avalia, por sua vez, os procedimentos de compras. As regras fazem parte do modelo de gestão adotado pela administradora no início desta década, quando implantou a ISO 9000 (hoje na versão ISO 9001:2008).

Segundo o dirigente da AABIC, a orientação da entidade é a de que as administradoras adotem normas internas que garantam o mínimo de riscos aos condomínios.

“Toda vez que se fizer uma compra ou negociar um serviço, temos que nos amarrar contratualmente”, observa. “É preciso fazer uma análise contratual sobre as obrigações de ambas as partes.” Fábio Kurbhi aponta que o Brasil vive um momento de ampla profissionalização, atingindo a diferentes segmentos. “Há hoje uma grande quantidade de fornecedores especializados para condomínios; o duro é tocar essa orquestra, com manutenção corretiva, preventiva e as imensas obrigações.” Nesse sentido, destaca, as administradoras representam uma opção segura e confortável para os síndicos, desde que homologuem fornecedores com base em referências de mercado, cumprimento de prazo, preço competitivo e garantia (veja quadro nesta página).

RELAÇÃO COM OS FORNECEDORES O QUE EXIGIR 

O vice-presidente da AABIC, Fabio Kurbhi, desenvolveu em sua empresa um procedimento padrão para a homologação dos fornecedores que atuam junto aos seus clientes, condomínios comerciais e residenciais, atendendo às exigências da gestão da qualidade, implantada por meio da ISO 9000. A seguir, os critérios adotados:

DOCUMENTOS OU DADOS SOLICITADOS

– CNPJ – verificar validade junto à Receita Federal (via internet)

– Certidões negativas cíveis, trabalhistas e Vara de Família

– Certificados exigíveis na ABNT (como a NBR 12.779:2004, para manutenção e inspeção de mangueiras de incêndio, entre outras)

– Certificados de NR’s (como a NR 6, sobre EPI’s obrigatórios para limpeza de vidros e lavagem de fachadas)

– Portfólio dos serviços prestados, dos clientes e fornecedores. DEMAIS CRITÉRIOS

– Três referências de mercado

– Prazo de entrega

– Preço competitivo

– Garantia dos serviços ou produtos.