Na assembleia de eleição do síndico devem ser definidos os responsáveis pela movimentação das contas bancárias do condomínio, que precisam atender o que está estabelecido na convenção. É comum que além do síndico, seja indicado alguém do conselho. Nesta mesma assembleia, o síndico também poderá indicar a administradora, a qual com prévia autorização, realizará os recebimentos e os pagamentos das despesas.
Para maior transparência e facilidade na conferência dos lançamentos bancários é indicado que o condomínio tenha conta corrente individual em seu próprio nome, bem como as demais contas de aplicação, como: Fundo de Reserva, Benfeitorias, Provisão para Dispensa e 13º Salário.
Deve-se evitar a conta pool, em que todos os recursos recebidos de todos os condomínios atendidos pela empresa administradora irão para uma conta em nome da empresa e todos os pagamentos de todos os clientes também sairão desta mesma conta. Esse tipo de conta é necessário quando há a implantação do condomínio, dado que ainda o empreendimento não possui o número do CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica).
Outro cuidado que o gestor deve ter diz respeito ao certificado digital. O síndico deve transferir por procuração digital o acesso, para que a administradora possa entregar todas as exigências legais, mas deverá manter o certificado consigo. É importante que periodicamente o síndico acesse, por exemplo, o sistema e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) da Receita Federal, o qual permite visualizar a situação fiscal, se todas as entregas estão sendo realizadas dentro do prazo, se há pendências, valores em atraso e inscrição em dívida ativa. Essa ação constante do síndico irá evitar surpresas desagradáveis e multa de cobrança da Receita Federal.
Matéria publicada na edição 303 ago/24 da Revista Direcional Condomínios
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