Quando um condomínio sofre uma situação terrível como a perda dos seus papéis constitutivos, não há alternativa senão arregaçar as mangas e ir atrás de cada um dos documentos necessários.
No caso da Instituição, Convenção Condominial e Regimento Interno, o síndico deverá descobrir, através do endereço do condomínio, qual o cartório responsável pelo registro, e a qual circunscrição ele pertence. Com essa informação, o síndico precisará se dirigir ao cartório e requerer nova via para verificação e arquivamento.
Os cartórios, dentro do prazo fornecido por eles, entregarão todo material requerido, ou então, poderão ainda solicitar ou dispor de novas informações a respeito desse registro, pois a circunscrição pode ter sido alterada; nesse caso, outro cartório estaria com o poder de detenção dos documentos. Esta busca pode ser demorada e muito cansativa, mas deve ser feita, e o interessado terá que preservar consigo todas as explicações, alterações e exigências que os cartórios fizerem.
Com os condomínios mais novos, essa situação seria quase inusitada, uma vez que os arquivos digitais facilitaram a manutenção de tais informações. Mas o registro em cartório continua sendo necessário.
O Código Civil estabelece normas à elaboração desses documentos e para o registro correto dos mesmos.
Quanto às plantas, caso tenham sido perdidas pelo condomínio, e sem que haja registro delas nos cartórios, a Prefeitura do Município deverá colaborar para a solução do problema, a partir de requerimento feito pela pessoa interessada, conforme exigência do órgão específico para a situação. Se o condomínio estiver localizado em uma grande cidade, as subprefeituras é que poderão auxiliar nesta busca.
No entanto, em caso de inexistência das plantas ou do projeto arquitetônico junto à Prefeitura, o que é muito difícil, o síndico poderá fazer uma tentativa junto ao CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura). Se mesmo assim não obtiver os documentos, o condomínio terá que recorrer aos serviços de especialistas no ramo, como arquitetos, topógrafos e agrimensores, para que eles refaçam a planta.
Mas, e se for extraviada uma pasta de prestação de contas? Atualmente, muitos condomínios possuem a versão digitalizada da mesma, o que facilita sobremaneira o levantamento e a reconstituição das informações. Entretanto, no caso de condomínios mais antigos, o extravio de uma pasta de prestação de contas poderá trazer dor de cabeça ao síndico. É recomendável que os documentos originais, tais como as guias de pagamento de INSS, FGTS, PIS e demais documentos trabalhistas, sejam arquivados em separado, na administradora, permanecendo no condomínio, junto à pasta de prestação de contas, apenas as cópias destes documentos.
Porém, se houve o extravio de uma pasta contendo documentos originais, será necessário reconstituir todo esse histórico. O síndico terá que solicitar a microfilmagem ao banco do extrato bancário, dos cheques emitidos, e solicitar à Previdência Social e Caixa Econômica Federal as certidões negativas de que não há débitos de INSS e FGTS no período referente à pasta extraviada.
Os condomínios mais antigos, que passaram por diversas mudanças de administradora e por muitos síndicos ao longo de sua história, são os que mais sofrem com o extravio de documentos, porque até há pouco tempo não costumava haver cuidado na transmissão e guarda dos documentos.
Para evitar problemas, é importante que o condomínio tenha uma rotina de guarda de documentos, definindo aqueles que devem permanecer no empreendimento e quais devem ficar arquivados na administradora. Recomenda-se digitalizar o Regulamento Interno, a Convenção, as atas de assembleia, as pastas de prestação de contas, as folhas de pagamento, as guias de impostos pagas, as plantas das edificações e os laudos, mantendo um backup seguro destas informações. Essa é uma providência fundamental para que o histórico do condomínio seja preservado e não haja transtornos futuros.
Matéria publicada na edição – 192 de jul/2014 da Revista Direcional Condomínios
