É fundamental que membros do Corpo Diretivo, moradores, funcionários e prestadores de serviços tenham clareza do seu papel nesta cadeia de relacionamentos que é o condomínio, bem como das regras previstas em Convenção e no Regimento Interno. Isso ajudará a evitar conflitos e irá liberar um tempo precioso para o síndico planejar a gestão.
Uma das dificuldades de “estar” síndico de um condomínio é que, de uma hora para outra, você se vê envolvido em um novo mundo, onde tem que lidar diariamente com inúmeras situações, envolvendo moradores, funcionários, gestores, prestadores de serviços de toda natureza e tantos mais que vão surgindo no decorrer do dia a dia da gestão.
Importante frisar que não existe uma “fórmula única” de administrar o condomínio, pois cada lugar tem suas particularidades em todos os sentidos, levando-se em conta a quantidade e perfil de moradores, prioridades e diversas características próprias.
O importante, primeiramente, para que a comunicação flua da melhor forma possível, o síndico precisa conhecer o seu contexto e determinar canais eficazes, práticos e modernos de passar as informações do condomínio. É o caso, por exemplo, de um aplicativo onde o morador possa acessar seu boleto, comunicar-se com a gestão, acessar as prestações de contas, comunicados, documentos como Convenção e Regulamento Interno, reservar ambientes, enfim, onde possam se comunicar de forma oficial. A mídia digital em elevadores é outro exemplo do quanto a tecnologia pode auxiliar o síndico.
Mas, e a comunicação interna com os membros da gestão e os colaboradores?
Idêntica! Clara e precisa! Rádios de intercomunicação, e-mails profissionais e alinhamento sempre. A equipe do condomínio precisa estar informada sobre as rotinas e em tempo real, das mudanças que eventualmente sejam necessárias nos procedimentos.
Ter bem claro o papel de cada um é outro fator importante, para que a mensagem chegue na pessoa correta, sem intermediários, sendo a resposta e a ação ágil, correta e embasada.
Situações rotineiras do dia a dia, principalmente nesta época de pandemia, precisam estar devidamente alinhadas com a equipe, para que exista uniformidade e cada um cumpra com o seu papel.
Muitas vezes o síndico se vê numa “saia justa” exatamente porque essas atividades não foram bem alinhadas com o seu time. Nem tudo cabe diretamente ao síndico. Existe uma equipe – de tamanho variado conforme o condomínio, mas existe – que deve e pode ajudar a manter a ordem, fazer respeitar a Convenção e o Regulamento Interno. Por isso a importância do conhecimento claro das tarefas, de como executá-la, de como abordar, de como proceder em cada situação.
Num condomínio de uma torre, talvez o síndico consiga conhecer a maioria dos seus moradores, mas quando falamos de um condomínio de quase 1.000 apartamentos e mais de 3.000 moradores, a tarefa, se não executada em equipe e bem direcionada, é uma missão praticamente impossível. É como se fosse uma corrente com seus “elos abertos”. Ou seja, em um primeiro puxão, vai abrir!
Sem falar que cabe ao síndico a gestão do condomínio, ou seja, ele precisa ter tempo para se dedicar ao planejamento geral, seja no âmbito financeiro, operacional e de pessoas. E isso só será possível se a “corrente” estiver inteira, com seus elos bem fechados.
Senão, ao invés de pensar em medidas que preservem e valorizem o patrimônio, olhar o futuro do condomínio, o gestor estará focado somente em “apagar fogo”, sem conseguir focar no planejamento e medidas que venham a agregar valor.
Assim podemos ver que desta maneira todos serão participantes da vida do condomínio, cada um no seu papel, cada um dentro do seu limite de atuação.
Um planejamento de comunicação eficaz, para todos os atores presentes na vida do condomínio, é um fator determinante para que cada um possa executar o seu papel da melhor forma, seja ele morador, funcionário, prestador ou membro da gestão. Isso vai com certeza evitar desencontro de informações, desentendimentos e perda de tempo e energia desnecessária.
É fácil? Lógico que não. Mas é possível. Cabe a nós fazer acontecer. Pense nisso!
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