Diferentes leis brasileiras definem um tempo obrigatório de guarda de documentos. Por exemplo, contratos devem ficar sob posse do condomínio enquanto durar o prazo de garantia. Já alguns documentos trabalhistas devem ser arquivados de forma permanente, como os prontuários dos funcionários. Em entrevista à Direcional Condomínios, o advogado Vander Ferreira de Andrade fala sobre a digitalização de todo esse acervo.
1. O síndico pode providenciar a digitalização dos documentos?
A guarda e custódia de documentos é imprescindível para a defesa dos interesses do condomínio. Exceto pelas plantas originais das instalações da edificação, é possível substituir a guarda física (analógica) de um documento, desde que haja segurança no digital. O importante é que esse acervo esteja acessível, pois esses documentos podem servir como prova da regularidade da gestão, seja perante as ações de controle administrativo pelo Poder Público (fiscalizações ambientais ou do trabalho); àquelas relativas a demandas ajuizadas pelas áreas tributária, fiscal e previdenciária; ou mesmo às de cunho cível.
2. Como manter um acervo digital seguro?
O uso de senhas e códigos costuma trazer maior segurança à custódia e à guarda documental. Mas o armazenamento digital exige cuidados redobrados com a possível perda de registros, por isso, os arquivos devem ser replicados e guardados com a máxima segurança, por meio de servidores confiáveis e a prática rotineira de backups.
Matéria publicada na edição – 263 – jan/2021 da Revista Direcional Condomínios
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