Enquanto assistimos atônitos à chegada de um vírus que modificou a vida de todos ao longo do ano de 2020, os síndicos e condôminos vivenciaram uma mudança de comportamento que talvez jamais tenha acontecido neste século.
Inúmeras restrições na rotina administrativa e no uso dos espaços comuns dos condomínios foram necessárias para a prevenção ao novo Coronavírus, entre elas, o cancelamento das assembleias, muitas das quais já estavam convocadas para deliberações sobre a prestação de contas de 2019, a previsão orçamentária de 2020 e, em alguns casos, a eleição de síndico.
Como reflexo disso, em 10 de junho do ano passado entrou em vigor uma legislação transitória, a Lei Federal 14.010, conhecida como “Lei da Pandemia”, que liberou as assembleias virtuais e prorrogou o mandato dos síndicos a fim de acomodar as novas diretrizes até o dia 30 de outubro de 2020. Mesmo transitória, a nova lei veio a impulsionar as assembleias virtuais e/ou híbridas, que considero a maior evolução digital vivenciada pelos condomínios nos anos recentes.
Síndicos e administradoras tiveram que começar a buscar formatos eletrônicos que viabilizassem a apresentação de pautas para a deliberação dos condôminos, mas, cautelosos, muitos não aderiram inicialmente à novidade. No meu caso, entretanto, eu já vinha de experiências bem interessantes e alternativas às assembleias presenciais.
Minha primeira assembleia virtual híbrida ocorreu bem antes da pandemia, em um condomínio de oito townhouses, localizado na zona Oeste de São Paulo. Os moradores, a maioria jovem, trabalhando em escritórios pelo mundo afora, tinham dificuldade de se reunir presencialmente e não queriam “perder” tempo. Portanto, nesse perfil de condomínio o formato eletrônico era uma necessidade e antecipava uma tendência.
Para que pudéssemos viabilizar o encontro, desenvolvemos um passo a passo, que ficou de lição até hoje, e pode, inclusive, ser replicado em outros condomínios:
1. Edital aprovado com o conselho, entregue e protocolado a cada um dos condôminos (por via eletrônica);
2. Convocação de todos por e-mail, informando data, período e comunicação do tipo de ambiente virtual (um aplicativo que pode ser baixado no celular, notebook ou computador);
3. Checagem do recebimento e da ciência de todos em relação à convocação, de forma a se evitar riscos de impugnação;
4. Uso do período da primeira chamada da assembleia para auxiliar os moradores com dificuldades de acesso à plataforma digital, disponibilizado através do link da reunião;
5. Acomodação de todos os participantes na sala virtual.
A partir dessa primeira reunião, fomos aprimorando as técnicas e percebendo que os condôminos mais resistentes aderiam ao novo formato conforme iam adquirindo confiança e eram bem orientados.
O passo a passo foi reproduzido em outros condomínios, com as devidas adaptações ao número de pessoas envolvidas, e essas experiências me fizeram acreditar que esse é o melhor formato, pois ajuda a evitar conflitos graves ao inibir os ânimos mais acirrados, pelo fato de o encontro todo ser gravado.
Um caso interessante e atual foi uma assembleia de prestação de contas, previsão orçamentária e aprovação de obras extraordinárias de um condomínio de aproximadamente 60 unidades, com muitas pessoas da terceira idade. Houve resistência dos mais conservadores. Mas aí tivemos uma ideia que fez toda a diferença no processo. Divulgamos com antecedência que no dia da assembleia designaríamos uma pessoa que, cumprindo com os protocolos de segurança (uso de máscara, luvas, propés e álcool gel), iria auxiliar o condômino que necessitasse de ajuda para acessar o ambiente virtual.
Evitamos assim a impugnação da assembleia ao assessorarmos a participação dos condôminos, aplicando a lei, conferindo a sua presença e auditando os votos. É uma solução tecnológica que veio para ficar e que tem sido testada com sucesso absoluto, especialmente pelo alto índice de participação e satisfação!
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