O termo compliance vem do verbo inglês “to comply”, que significa estar de acordo, se comprometer e estar submetido a uma regra ou pedido. Neste sentido, o substantivo pode ser entendido como conformidade com algo. Em muitas empresas, a cultura de transparência já faz parte do dia a dia, então nada mais natural do que instituir o compliance na gestão condominial.
Atualmente, termos como ética, anticorrupção, transparência nas contas e ficha limpa chegam a todos através dos noticiários. Muito em função de políticos, o que fez com que a sociedade passasse a exigir transparência nas ações como um todo. Mas e nos condomínios, é possível implementar o compliance? Qual investimento necessário?
Apesar de o condomínio ter natureza distinta de uma empresa, para a aplicação do compliance é possível afirmar que não existem diferenças.
O objetivo é o de seguir as leis vigentes no País amparadas pelo Código Civil, ter Regulamento Interno e Convenção condominial atualizados sobre as boas práticas, contendo regras que tragam informações diretamente conectadas às boas práticas.
O acompanhamento e a avaliação periódica dos contratos com fornecedores são um bom exemplo de como o compliance é importante para condomínios. Uma prática muito comum no mercado condominial é a do chamado “rebate”, onde um fornecedor oferece benefícios, muitas vezes financeiros, a síndicos em troca do fechamento do contrato.
Apesar de a lei brasileira anticorrupção (Lei Federal 12.846/2013) não incluir a corrupção privada em seus artigos, é evidente a falta de ética em se aceitar esse tipo de “suborno”. Além de imoral, essa situação onera o condomínio, uma vez que nem sempre o melhor prestador ou o menos custoso acaba selecionado apenas para que o síndico tenha o seu ganho.
Mas esse é apenas um exemplo, vejamos pontos importantes na contratação / relação com fornecedores:
• Cumprir com os compromissos, estabelecendo contratos objetivos, sem margem a ambiguidades ou omissões;
• Relacionar-se com os fornecedores que atendam primeiramente aos padrões de qualidade e, posteriormente, preço e prazo de entrega, e, principalmente, respeitem princípios éticos;
• Evitar relações de exclusividade e/ou preferência. Todos os fornecedores e prestadores de serviços devem ter o mesmo critério de seleção, avaliação e monitoramento;
• Não aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como para algum membro da família;
• Evitar parcialidade na solução ou aprovação de situações ocorridas, fazendo prevalecer as regras de conduta do condomínio;
• Não contratar fornecedores que tenham vínculo familiar que possam comprometer a imparcialidade nos negócios, sem prévia autorização.
Falamos muito de fornecedores, mas o que mais pode ser feito?
Ao assumir a sindicatura ou a auditoria em um condomínio, a primeira parte do trabalho de uma empresa deve ser o de revisar o Regulamento Interno e a Convenção condominial, para que, alinhado à legislação vigente, se possa entender as regras e assim segui-las à risca.
Algumas mudanças podem ser feitas, como, por exemplo, a implantação de um manual de compliance que deixe claro a todos que naquele condomínio não se tolera o desvio de conduta, e que todas as ações devem ser pautadas pela ética e transparência. Outra dica é adotar regras para a eleição do síndico, seja ele morador ou profissional.
Recentemente, vimos ser implantadas em um condomínio algumas regras desse tipo, por exemplo, os candidatos devem agora apresentar sua candidatura com antecedência, de forma que sejam impedidos de concorrer aqueles que tenha o nome incluso em órgão de proteção ao crédito ou apresentem antecedentes criminais. Esse condomínio havia sido vítima de um síndico morador mal-intencionado, que utilizava de fornecedores para benefício próprio, entre outras situações antiéticas.
É a chamada ficha limpa para os candidatos a síndico. A regra foi aprovada por unanimidade pela assembleia de condôminos a partir das eleições seguintes.
E no caso do síndico profissional, é importante que os condomínios verifiquem a idoneidade da empresa / profissional que estão contratando. Solicitem certidões negativas de débitos e peçam referências de outros condomínios para entender quem é a empresa ou profissional que estão contratando, uma vez que, de fato, o profissional contratado será revestido legalmente de plenos poderes para tomar decisões e/ou representar todos os moradores e proprietários das unidades condominiais.
Infelizmente, muitos condôminos são acomodados e não “fiscalizam” as contas condominiais, assim como há conselheiros negligentes, o que possibilita a alguns síndicos se aproveitarem da omissão para fazer do condomínio uma fonte de renda extra.
Compliance, como implantar
A seguir, apresentamos quatro dicas para implantar o compliance no condomínio:
1) Atualização Constante
a. Saiba quais são as legislações vigentes e as melhores práticas de mercado e mantenha-se atualizado sobre elas;
b. Revise sempre o Regulamento Interno e veja se há melhorias nos procedimentos que possam trazer mais transparência a administração do condomínio;
2) Transparência
a. Mantenha as prestações de contas atualizadas e com evidências de tudo (cotações, documentos fiscais, aprovações etc.);
b. Trate todos os condôminos da mesma forma – nada de privilégios a pessoas mais próximas;
c. Consulte sempre o conselho nas suas decisões;
3) Controles
a. Toda documentação deve estar em dia – aqui não só a financeira, mas toda documentação necessária à vida condominial (AVCB, seguro etc.)
b. Contrate uma auditoria preventiva anual – com as contas auditadas e “aprovadas” pelo auditor, a transparência para os condôminos fica evidenciada;
4) Melhorias
a. Percebeu algo que possa ser questionado, corrija, antecipe-se e faça melhorias nos processos;
b. Teve as contas aprovadas, mas com ressalvas da auditoria, corrija o que foi apontado.
Qual o custo para implantar o compliance?
Tudo que foi dito aqui pode ser realizado pelo síndico, subsíndico e conselho sem a necessidade de contratar uma empresa ou um especialista, ou seja, pode custar muito pouco ou até não custar nada.
Muitos síndicos profissionais já trazem essas práticas ao condomínio, além de haver informações disponíveis em sites, que possuem vasto material sobre o tema e que auxiliam condomínios interessados em ter a ética e a transparência no seu dia a dia.
O compliance nos condomínios contribui para a integridade e transparência das atividades, ajuda a evitar gastos desnecessários e, claro, contribui sempre para a valorização do imóvel. Já a falta de compliance pode custar caro por eventuais desvios de conduta.
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