Muitos síndicos deixam nas mãos das administradoras atividades que dizem respeito tão somente a ele, que ao final, é o responsável direto pela boa administração dos recursos em prol do interesse coletivo. Administrar o caixa em nome de todos os condôminos exige uma grande dose de organização, planejamento e, acima de tudo, muita transparência na alocação das despesas e na prestação de contas.
Diante da grande gama de recursos e investimentos que um condomínio demanda, bem como da diversidade das áreas envolvidas (pessoal próprio ou terceirizado, elevadores, caixa d’água, sistema de para-raios, sistema de combate a incêndio, sistema de luzes de emergência, playground, quadras, piscinas, academia etc.), o síndico necessita ter em mãos muita informação para decidir quais são as necessidades e prioridades para manter o condomínio em condições seguras e confortáveis aos seus moradores. Muitos síndicos não conseguem administrar e manter a saúde financeira do caixa do condomínio por falta de organização e de informações relevantes para as decisões.
Temos a tendência em focarmo-nos no controle das despesas, negociando preços e condições de pagamento com parceiros e fornecedores, e não damos toda a atenção ao controle das receitas, que têm impacto imediato, porque se não temos dinheiro em caixa, não temos como adquirir produtos e contratar serviços. Ter controle e tomar ações rápidas para incrementar a entrada de caixa, seja negociando acordos com inadimplentes ou contratos de locação de áreas do condomínio (Por exemplo, locação de antenas de telefonia) dará melhores condições ao condomínio, inclusive nas negociações comerciais com fornecedores, durante a aquisição de produtos ou serviços.
Manter um controle sobre as despesas, as receitas e o impacto dos inadimplentes no mês a mês torna-se, portanto, imprescindível para o processo de tomada de decisão. Além disso, as informações relativas às necessidades diárias de manutenção e conservação, bem como às necessidades de investimentos e modernização dos equipamentos, devem compor as bases do planejamento financeiro e previsões orçamentárias. Com estes ingredientes, a probabilidade de assertividade de uma decisão é muito maior.
Um rateio adequado resulta em tranquilidade ao síndico para administrar e tomar decisões; ao condômino para contribuir com o rateio mensal; e ao condomínio para se manter seguro, tranquilo e valorizado.
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