Em 2008, Mohamed El-Erian nos brindou com a expressão um “novo normal”, ou seja, a surpresa de nos planejarmos para a volta do normal anterior e descobrirmos que estamos em uma realidade bem diferente, após uma crise. Mohamed El-Erian foi nomeado por quatro anos consecutivos como um dos 100 principais pensadores globais da política externa.
“Crises provocam uma ruptura estrutural: quando elas passam e as coisas voltar ao normal, esse não vai ser o mesmo normal de antes. Não reconhecer isso é arriscar a surpresa de se planejar para a volta do normal anterior e se descobrir numa realidade bem diferente”, disse o empresário norte-americano (em frase registrada pelo Instituto Millenium).
As consequências deixadas pelo novo Coronavírus (Covid-19) ainda não podem ser medidas em sua totalidade; por outro lado, já é possível diferenciar prédios bem geridos daqueles que sempre negligenciaram a contratação de especialistas em várias áreas.
Com a pandemia, os condomínios estão em pleno funcionamento e nem todos eles estavam preparados para mais pessoas nas unidades, maior uso da água, elevada aquisição de materiais de desinfecção, limpeza e higiene, mudanças na rotina da limpeza, segurança etc.
Planejamentos e planos de contingências nas áreas trabalhista, financeira e tributária são compulsórios; quem não os fez, saberá em breve que isto mexerá com o caixa, com as contas correntes e com as aplicações existentes, e ainda, poderá trazer responsabilidades para os gestores.
Com base em trabalhos de Auditoria Preventiva Mensal, destacamos 4 (quatro) áreas que foram impactadas e que deixarão, a depender de como eram geridas, problemas para as finanças e a contabilidade dos condomínios por longo prazo:
1. Receitas/Gestão da Inadimplência
O controle nos recebimentos das receitas das quotas condominiais é um ponto fulcral para a edificação não ter um colapso financeiro, caso as despesas representem parte significativa do orçamento. Havendo um aumento substancial da inadimplência, quais ações serão implantadas para os prédios que não tinham a guarda de Fundo de Reserva e/ou fundos para a provisão de perdas de receitas?
Existe separação dos perfis dos inadimplentes? Qual percentual de novos devedores? Como se dá esta comunicação? Há serviço especializado de Cobrança e Assessoria Jurídica?
Nesta linha, é perceptível que um plano de arrecadação sólido seria uma alternativa para evitar desconfortos financeiros e a negligência em vários setores, devido à falta de recursos.
2. Gestão Trabalhista e Tributária
Com relação às mudanças trabalhistas e tributárias durante a Pandemia, foram editadas:
• As Medidas Provisórias 927, 932, 936, 944/2020;
• A Portaria 139/2020;
• A Resolução 152;
• A Medida cautelar na Ação Direta de Inconstitucionalidade 6.363 – STF (Supremo Tribunal Federal) e a importante decisão do STF dia 17/04/2020, em não a referendar;
• A mais recente decisão de 29/04/2020 em suspender os artigos 29 e 31 da MP 927.
Estes são alguns dos marcos legais que a Auditoria utilizou para a realização do Plano de Contingência nas áreas Trabalhista e Tributária, porém, foi percebido que, mesmo com uma contabilidade regular, vimos condomínios que:
• Estão demitindo colaboradores da segurança/portaria, que são indispensáveis para a proteção dos condôminos; algumas dispensas foram realizadas sem o pagamento das rescisões;
• Contam com a prestação de serviços de empresas de terceirização de mão-de-obra e caso estas não honrem com a quitação da folha de pagamento e solicitem pedidos de recuperação judicial, trarão sérios problemas na área trabalhista;
• Não possuem fundos trabalhistas;
• Concederam férias individuais, sem a realização de escalas emergenciais, sem identificar as funções essenciais e que não podem ter contratos suspensos;
• Não estão utilizando os benefícios do Governo na redução da jornada de trabalho e salário, em 25%, 50% ou 70%;
• Não estão adotando a utilização de escalas de antecipação de feriados, controle de banco de horas e tele trabalho;
• Não se beneficiaram da redução do valor da guia do INSS, por falta de alimentação adequada do emissor;
• Poderiam ter o Compliance Condominial implantado, com os canais de denúncias em funcionamento para a gestão de queixas relacionadas à falta de uso de EPI (Equipamentos de Proteção Individual) dos colaboradores, violência doméstica, roubos e furtos.
3. Gestão da Manutenção
Nesta área é visível a falta de assessoramento técnico e o corte de manutenções essenciais, bem como a ausência da inspeção predial onde os prédios acima de 5 (cinco) anos, ficam sem orientações do que priorizar e já apresentam reflexos negativos, incluindo a inexistência do plano de manutenção.
Destacamos que a redução de custos a qualquer preço trará consequências; não é porque a piscina está sem uso ou menor uso, que deva ser abandonada a manutenção.
4. Gestão Financeira e Contábil
O financeiro e o contábil irão abarcar todas as demais áreas citadas e a planilha de Previsão Orçamentária, sem classificações adequadas, sem a correta alocação dos gastos, desprovidas do modelo de gestão de cada prédio, precisa ser adaptada às novas necessidades da vida em coletividade.
Ações de conscientização que podem provocar reduções de custos responsáveis podem ser implantadas para as áreas comuns e para as unidades (revendo as tarifas de energia, verificando a implantação da tarifa branca, com especial atenção a gestão da água, compras com descontos devido à quantidade, dentre outros).
Não menos importante, o “novo normal” já está exigindo de todos uma melhora na capacidade de comunicação, na utilização da tecnologia, na mediação de conflitos, no rigor da transparência e da Governança e, como condição sinequanon, uma prestação de contas, sem surpresas aos condôminos. A instabilidade financeira também compõe o caos e a gestão de condomínios precisa estar mais bem preparada para desafios futuros que certamente surgirão.
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