O Natal está chegando e, com ele, uma montanha de encomendas. Como o condomínio pode lidar com tudo isso?

Por Eduardo de Souza

Nos últimos anos, tenho me encontrado com diversos outros síndicos para trocarmos ideias e experiências sobre a gestão de condomínios, novas soluções e problemas do dia a dia. E um assunto que sempre acaba sendo abordado nessas conversas é o do recebimento, armazenagem e encaminhamento de encomendas. Infelizmente, quase todos sempre tem alguma história de problemas sérios para contar: seja de uma Notificação Judicial que foi extraviada, um equipamento que chegou danificado, um pacote que desapareceu…

Isso sem falar nas inúmeras horas que os funcionários gastam no processamento e aviso aos moradores. Um síndico de um condomínio da Grande São Paulo me relatou que chega a receber 100 encomendas por dia em sua portaria! E como todos nós sabemos essas quantidades só tendem a aumentar: as pessoas compram cada vez mais pela internet, somente nesse ano esse tipo de transação cresceu 12,1% segundo o site E-commercebrasil.com.br, e o recebimento de todos esses itens fica sob a responsabilidade da gestão do condomínio.

E quais a melhores maneiras de se lidar com essa questão?

Passo 1

É importante separarmos esse processo em três etapas: recebimento, armazenamento e notificação do morador. Geralmente a portaria será a responsável pelo recebimento, então é importante fornecer a esses funcionários recursos e treinamento de como agir. Pelo menos eles precisarão de um livro ou planilha impressa (se tiverem um computador, melhor ainda!), onde constarão os seguintes campos: Unidade, Morador, Data de Chegada, Descrição do Item, Data de Retirada e Assinatura. Ao fazer esse registro, o funcionário já deverá separar eventuais itens entregues por engano no condomínio para devolução.

Passo 2

O próximo passo é a armazenagem. Hoje em dia, recebemos uma série de itens de alto valor pelo correio, e esses precisam ser guardados em um local de acesso restrito, de preferência com monitoramento por câmera.

Passo 3

Na sequência, os moradores devem ser informados, e essa etapa é bem crítica: alguns avisos precisam ser feitos com urgência, para que o morador não perca eventuais prazos de resposta, comparecimento ou troca de eventuais compras.

Essa notificação pode ser feita por e-mail, garantindo que o aviso foi feito e com data e hora registradas; pode-se também fazer uma lista com as unidades que receberam encomenda, fixando a mesma no mural de avisos ou junto às caixas de correio. O que desaconselhamos é interfonar individualmente para cada unidade ou colocar um aviso em cada caixa de correio dos moradores, devido ao tempo gasto diariamente pelos funcionários nessa tarefa; ou, ainda, desaconselha-se não fazer nenhum tipo de aviso, o que pode causar transtornos para o morador e problemas para a gestão do condomínio.

Uma boa forma de solucionar esse entrave é o uso da tecnologia. Atualmente existem sistemas de gestão e aplicativos onde podemos registrar a chegada de cada encomenda, e que já notifica imediatamente o morador que a entrega foi feita. Todo esse histórico fica registrado, trazendo segurança para o condomínio e para o morador.

E você, como faz a gestão de encomendas em seu condomínio? Já teve algum problema relacionado a esse tema? Envie-nos email (veja logo abaixo), se tiver qualquer dúvida, entre em contato para conversarmos. Até o próximo artigo!