A decisão de substituir a empresa administradora do condomínio, que dá suporte à gestão do síndico, somente deverá ser adotada se for constatado que os serviços propostos em contrato não estão sendo cumpridos, mesmo depois de reiteradas solicitações, inclusive expressas.
Outra situação que motiva a troca da empresa é a eleição de um novo síndico. Esse muitas vezes, por não estar familiarizado com os procedimentos administrativos do condomínio, prefere substituir a empresa, para que juntos iniciem a gestão. Recomendo que antes de adotar essa iniciativa, leia atentamente o contrato da empresa e, na sequência, marque uma reunião com o gerente ou responsável pela conta do condomínio e solicite esclarecimentos, principalmente sobre:
– O funcionamento administrativo;
– Quais serão as suas responsabilidades (do síndico);
– Folha de pagamento e encargos dos funcionários;
– O estado de conservação das áreas comuns e técnicas; e,
– A situação financeira e os recolhimentos referentes às retenções provenientes dos prestadores de serviço terceirizados.
O síndico deverá, então, solicitar que a empresa elabore um relatório sobre o estado atual do condomínio, com o intuito levar as informações ao conhecimento dos moradores na primeira assembleia da gestão.
Caso tenha sido observado, nessas tratativas, pouco empenho da empresa em agilizar as providências sugeridas ou, ainda, ficar evidenciada a falta de comprometimento com as normas e também em relação às cláusulas contratuais, tanto os síndicos experientes como os síndicos recém-eleitos deverão compartilhar essa situação com os conselheiros e, juntos, traçarem um único escopo dos serviços que será apresentado às empresas que farão parte da concorrência para a contratação da nova administradora.
Deverá ser observada com atenção a cláusula que trata especificamente da rescisão com a empresa em questão, além do prazo necessário para a comunicação e devolução dos documentos, e se há algum tipo de multa, como a cobrança das parcelas futuras pelo não cumprimento do contrato. Caso haja no contrato cláusula referente à cobrança das parcelas futuras, essa poderá ser questionada, inclusive judicialmente. Observa-se que o prazo de antecedência mais adotado é de 30 dias, com o fechamento do demonstrativo financeiro do período e do pagamento dos serviços já realizados pela administradora.
Recomenda-se que antes de formalizar a rescisão, seja organizado no condomínio um local, onde poderão ser arquivados com segurança os documentos que estejam guardados na administradora, tais como:
• Convenção e Regulamento Interno;
• Cartão do CNPJ e Comprovante da Certificação Digital;
• Livros de: atas, de Registro de Empregados; de Inspeção do Trabalho;
• Pastas dos Funcionários, contendo: laudos referentes ao cumprimento do PCMSO – NR 7; Relatórios do PPRA – NR 9 e CIPA – NR 5; Folhas de Pagamentos; Cartões ou Folhas de Ponto; Guias de recolhimentos (INSS; FGTS; PIS; Sindicatos; COFINS/CSLL/PIS; RAIS; DIRF etc.);
• Taxa de Funcionamento dos Elevadores;
• Contratos de todos os serviços prestados ao condomínio, inclusive Apólice de Seguro;
• Cadastro dos moradores;
• Cópias dos contratos de compra dos apartamentos pelos condôminos;
• Pastas das comunicações enviadas aos condôminos e multas aplicadas por desrespeito à Convenção e ao Regulamento Interno;
• Acordos realizados com os inadimplentes;
• Relatório referente às últimas emissões dos boletos;
• Pastas de Prestação de Contas;
• Orçamentos dos últimos cinco anos;
• Laudos: limpeza das caixas d’água; desinsetização; limpeza da caixa de gordura; para-raios; rede de gás; instalações elétricas; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Brigada de Incêndio etc.
No momento da entrega dessa documentação que se encontrava de posse da administradora, deverá ser apresentado protocolo com a lista de todos os itens entregues, o qual, após conferência, deverá ser assinado pelo síndico.
Outra atenção que se adotada refere-se aos saldos apontados nos Demonstrativos Financeiros que deverão ser confrontados com os saldos existentes nas contas bancárias, tanto na conta corrente como nas aplicações financeiras, como os Fundos de Reservas e Fundos de Benfeitorias.
Quando o condomínio é administrado com conta pool e o demonstrativo apresenta saldo negativo na conta corrente, o que significa que a administradora pagou despesas com seus recursos, como se fosse um empréstimo, isso obrigará o condomínio a pagar esse saldo ou dívida com a administradora, antes que a rescisão ocorra. Não havendo o pagamento do saldo negativo, muitas vezes a administradora, para pressionar o pagamento poderá reter os documentos, mesmo que isso seja ilegal. Deve-se então tentar uma negociação amigável antes de solicitar judicialmente em ação de busca e apreensão.
Matéria publicada na edição – 211 – abr/2016 da Revista Direcional Condomínios
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